西北生态环境资源研究院经济活动内部控制规范（试行）
时间：2017-06-07 19:44:00.0西北生态环境资源研究院经济活动内部控制规范（试行）
第一章总 则
第一条 为建立健全西北生态环境资源研究院（筹）（以下简称西北研究院）内部控制制度，提高西北研究院风险防范能力和经济活动管理水平，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》和《中国科学院所属单位经济活动内部控制规范（试行）》等规定，制定本规范。
第二条 内部控制是指由西北研究院制定并由全体职工共同实施的、旨在保证经济活动合法合规、财务信息真实准确、国有资产安全完整，提高经济活动效率效果的一系列控制活动。
第三条 西北研究院院长对内部控制的建立健全和有效实施负责。领导班子成员根据职责分工和授权，负责组织主管工作领域内部控制的建立健全与有效运行。
第四条 西北研究院成立内部控制委员会，由院长办公会议成员和机关各管理部门负责人组成，协助院长组织实施内部控制相关工作。
第五条 内部控制委员会对内部控制制度的健全性、合理性和有效性进行定期评估和持续改进，建立有效的信息反馈机制。
第六条 西北研究院建立和实施内部控制，遵循重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则。
第二章预算控制
第七条 预算管理责任
一、西北研究院成立由院长办公会议成员和各职能部门负责人组成的预算管理委员会。
二、预算管理委员会负责部门预算方案的审批，对单位内部年度细化预算、重要项目预算以及追加调整预算的合理性进行审批，对预算执行情况进行考核监督。
三、成立预算管理委员会下属的预算管理日常工作小组，负责拟订预算目标和预算政策，审议年度预算草案，协调解决预算管理日常工作当中的问题。
四、计划财务处牵头组织预算管理工作，具体负责预算汇总编报、综合平衡，落实预算执行监督、控制、分析等日常管理工作。
五、办公室、党委办公室、科研管理处、人力资源处、国有资产管理处、研究生部负责业务范围内的预算编制，落实预算执行计划，协助做好预算管理相关工作。
第八条 预算编制流程控制
一、预算管理委员会根据单位发展战略和工作计划，综合考虑宏观政策变动、对外竞争能力、内部环境变化等因素，统筹规划经济资源配置，制定预算编制政策，明确预算编制具体内容与要求。
二、预算执行部门根据预算编制要求，结合部门工作目标与计划，编制预算和执行计划，报主管领导审核后送交计划财务处。
三、计划财务处牵头组织预算管理日常工作小组召开会议，复核上报预算，汇总编制单位财务预算草案，提交预算管理委员会审议。
四、预算管理委员会审议财务预算草案，提出预算调整意见。
五、计划财务处与有关预算执行部门根据预算管理委员会的调整意见，修订、调整预算。
六、预算管理委员会对已修订调整的预算再次进行审核，确定年度预算方案。
七、单位内部预算报预算管理委员会审批后执行。单位部门预算经国家和中国科学院批准后执行。
第九条 所有收支必须全部纳入部门预算范围，统一核算和管理。西北研究院历年结余资金应根据事业发展的需要纳入年度预算安排使用。
第十条 预算管理日常工作小组定期召开会议，分析预算执行差异，研究、解决预算执行中存在的问题，提出改进措施，必要时上报预算管理委员会审批执行。
第十一条 收入预算执行控制
一、收入计划控制。西北研究院应制定收入计划，进行收入责任分解，对收入时间与进度进行安排。
二、收入合同控制。除财政稳定支持事业经费拨款收入外，其他科研课题收入、技术转让及服务性收入、产品销售收入、经营收入等，一般需要签订合同，确保各项收入应收尽收。
三、收费许可控制。西北研究院对行政事业性收入必须按国家规定办理收费许可证，并严格按照批准的收费范围和标准收费。
四、应收款管理与催收。计划财务处应按往来单位设置应收款台账，及时下达收款通知，定期进行对账。业务经办部门负责对往来单位进行信用管理，并负责款项催收。西北研究院应建立并落实清收制度和责任追究制度。对已核销的坏账收入应当进行备查登记，做到账销案存。
五、收入审核与确认。计划财务处要将实际收款与收入合同与发票核对，发现不一致的要及时查明原因并采取补救措施，防止收入流失。收到的款项应及时确认收入。
六、各项收入应由计划财务处统一收取，其他部门和个人未经批准不得办理收款业务，严禁设立账外账和“小金库”。
第十二条 支出预算执行控制
一、按照业务性质和支出金额划分支出控制责任，明确审批权限和支出业务流程，经办、证明、验收、审批等相关人员应对业务的真实性、合法性负责。
二、重要业务支出由院长办公会议成员集体决策，签订合同，并由二个或二个以上人员共同经办。加强会议费、劳务费、差旅费、外协经费、设备采购、材料采购和国际合作交流费等关键支出业务控制。
三、已经列入年度预算的大型会议及购置事项，在具体执行时应提交执行预算，进一步明确细化预算项目，按照决策权限进行审批后执行。
四、劳务费发放应符合劳务费发放标准和劳务费预算。劳务费应由人力资源处进行专业审核，业务真实性由经办部门和相关人员负责。
五、加强对“三公”经费的控制，严格执行经费预算和开支标准。
第十三条 预算下达后不得随意调整。确需调整的，按照以下程序调整。
一、预算执行部门根据预算执行情况及其存在的问题，提出预算调整申请。
二、计划财务处根据单位资金状况，提出对预算调整申请初步审核意见，提交预算管理日常工作小组讨论。
三、预算管理日常工作小组根据预算调整事项的轻重缓急，结合单位发展战略和经济状况，对预算调整申请和初审意见进行审核，提出预算调整方案。
四、预算调整方案经预算管理委员会批准后报上级主管部门审批，不用上报的直接执行。
第十四条 预算管理委员会定期组织预算执行考评，并根据考核结果，落实奖惩措施。
第三章合同控制
第十五条 本规范所称合同仅指西北研究院在科研生产和管理活动中与相关自然人、法人及其他组织为了设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的经济合同。对于经济业务执行期较长、金额较大、关系比较复杂的事项应签订合同。
第十六条 合同管理责任
一、科研合同归口管理部门为科研管理处；劳务合同归口管理部门为人力资源处；基建工程、设备购置、大宗材料购买合同归口管理部门为国有资产管理处。
二、合同归口管理部门负责制定有关合同管理办法，负责合同内容完整性审核、合同各要素审核、合同执行监督和合同纠纷处理，负责就重要合同咨询法律顾问的意见，负责重要合同的登记、备案和归档工作。
三、合同承办部门负责合同洽谈，拟定合同草案，根据授权签订合同，以及负责合同的履行。
四、计划财务处参与重要合同经济性条款的审核和执行监督。
五、办公室档案管理部门负责指导合同归口管理部门及时将各类合同分类立卷归档管理。
第十七条 重要合同由西北研究院院长亲自签署，一般合同可授权其他主管领导、部门负责人或者其他人员代为签署。授权签署合同应该明确授权对象、授权范围和期限。签署人对合同负直接责任，对履行合同情况向签署合同授权人报告，并接受监督。
第十八条 签订政府采购合同按照财政部有关规定执行，签订其他合同一般应遵循以下程序。
一、细化合同标的，明确合同数量、质量、技术标准。
二、询价与意向谈判。询价与谈判人员一般不少于两人，与合作单位存在利害关系的应向单位声明，未经批准的必须回避。重大合同谈判应当成立谈判小组。谈判过程中的重要事项应当予以记录并归档。
三、草拟合同。国家或行业规范合同文本无法完全表达意见时，双方应通过补充合同加以约定。
四、合同的审核。合同承办部门将合同送各责任部门进行审核，必要时应委托法律顾问进行咨询。合同修改意见较多的，应提请有关部门进行会审。
五、合同审批。西北研究院应建立合同审批权限，不得越权审批。受托参与谈判的，要提交委托人或者其上级管理人员审批。属于院长办公会决策范围的，应以院长办公会记录为审批依据。
六、合同签章。各相关责任人按照合同签批权限签署合同，印章管理部门以签批意见为依据加盖单位合同专用章或公章，并对签章情况进行登记。
第十九条 合同、补充合同及其附件、与合同相关的公文信函、合同方身份资料、合同审批资料等，应该统一编号归档。
第二十条 重要合同应由合同双方当事人当面签署；需西北研究院先行签署的合同，应当在合同上加盖骑缝章。
第二十一条 合同归口管理部门要加强对合同履行情况的监控，应根据合同编号建立合同台账,记录业务进展情况和收付款情况。
第二十二条 合同变更或解除应经双方协商一致，不能达成一致意见时，应申请仲裁或法院裁决。合同变更与解除的审核程序与合同订立审核程序相同。
第二十三条 合同执行过程中出现违约和纠纷时，合同承办部门应该及时与合同归口管理部门协商处理办法，并向西北研究院领导报告。必要时应该咨询律师的意见。
第二十四条 合同承办部门对合同内容的实现情况应进行验收，必要时应该组织相关管理部门和专家对合同进行验收，验收意见作为财务结算依据。
第二十五条 合同归口管理部门应定期对各部门履行合同管理责任的情况进行检查，发现问题应及时向主管领导报告，并采取合法有效措施予以纠正。对违反规定的程序和要求，对合同管理事项造成损失的,应追究相关当事人的责任。
第四章工程项目控制
第二十六条 工程项目是指西北研究院为了满足科研需要，按照国家规定的管理程序，利用各种资金委托施工方进行工程建设的一系列活动，包括基建工程项目、修缮项目和维修改造项目。
第二十七条 工程项目管理责任
西北研究院成立由院长办公会议成员、各相关部门负责人组成的领导小组，由基建分管院领导、项目使用单位代表、基建管理和财务管理等相关人员组成的工作小组，由纪委书记、监察审计人员和职工代表等人员组成的工程项目监督小组。相关责任分工如下：
一、工程项目管理由西北研究院院长负领导责任，基建分管领导负直接责任。工程项目工作小组负责协助单位领导对工程项目管理进行综合协调。
二、国有资产管理处为工程项目归口管理部门，负责委托工程项目可行性研究、立项申报、组织工程项目招投标、合同管理和实施过程等管理工作。负责年度投资计划、预算的编制与执行，组织工程项目验收，组织项目结算审核。
三、计划财务处负责资金筹措与资金使用控制，负责工程项目成本核算与财务决算。
四、工程项目使用部门负责提出工程项目功能需求，协助工程项目设计，参与工程项目监督与验收。
五、工程项目监督小组负责对工程项目招投标、决策、执行、验收等工程的全过程进行监督。
六、国有资产管理处负责按照固定资产管理规定，组织对基建交付资产进行验收、登记和使用管理等。
七、办公室档案管理部门负责按照《中国科学院基本建设项目档案建档规范》将工程项目的各类资料分类、立卷、归档，并保管档案。
第二十八条 工程项目立项程序控制
一、工程项目使用部门提出使用需求。
二、国有资产管理处对使用部门的需求进行汇总审核，根据基本建设规划和单位的实际，进行初步论证，提出工程项目建议方案。
三、工程项目工作小组对工程项目建议方案进行审核。
四、领导小组对工程项目进行初步决策。
五、国有资产管理处委托中介机构编制可行性研究报告，经相关部门批准后，委托具有相关资质的单位进行初步设计与概算编制。
六、工程项目工作小组对可行性研究报告、初步设计与概算进行审核，报领导小组批准。
七、国有资产管理处按照国家、地方有关规定向主管部门进行申报。项目申报中出现变更要按照内部决策程序报告。
第二十九条 工程项目投资计划与预算控制
一、国有资产管理处按照批复的项目初步设计与概算以及项目进展情况，如实编制项目投资计划。经分管院领导同意后报上级主管部门。
二、国有资产管理处要与计划财务处密切配合，按照有关规定共同编制项目预算，细化预算支出。
三、下达的投资计划和预算必须严格执行。计划和预算无法执行时，应由国有资产管理处及时向批复部门申请调整。
第三十条 工程项目招标程序控制。勘察、设计、施工、监理、审计和重要设备等招标应执行以下招标程序。
一、国有资产管理处牵头，按照相关规定编制招标文件或委托招标代理单位编制招标文件，明确招标内容、范围、技术标准、招标程序、招标方式、投标人资质要求等。
二、国有资产管理处按照相关规定自行发布招标公告或委托招标代理单位按规定在相关网站发布招标公告。
三、国有资产管理处按规定程序组织资格审查，初步拟定入围单位，报院领导批准后进行招投标。公开招标项目在工程所在地招投标中心进行资格审查，国有资产管理处在审查合格的单位中初步拟定入围单位，报院领导批准后进行招投标。
四、工程项目监督小组监督造价咨询公司的招标，国有资产管理处委托造价咨询公司进行标底编制或工程量清单编制。
五、西北研究院委托国有资产管理处和工程项目监督小组代表参与公开招标工程项目的评标和监督。非公开招标工程项目由国有资产管理处负责组织招投标工作，由工程项目监督小组负责监督。
六、国有资产管理处与中标候选单位进行合同洽谈，报主管院领导批准后签订工程项目合同。
第三十一条 工程项目变更程序控制。工程项目变更管理实行分级控制，工程变更估算造价在5万元（包括5万元）以下的由国有资产处处长、主管基建院领导审批，签发后执行；工程变更估算造价在5万元以上50万元以下，逐级审批后，报主管财务院领导与院长审批。工程变更估算造价在50万元以上的重大变更报领导小组决策。重大工程项目变更执行下列程序：
一、施工单位、使用部门和设计单位等提出变更申请。
二、监理单位分析变更对质量、工期、造价的影响，并提出建议。必要时应征求造价咨询公司和项目设计单位的意见。
三、国有资产管理处提出意见，上报领导小组。
四、领导小组进行决策，必要时应召开决策听证会，征求有关方面的意见。
第三十二条 工程价款支付程序控制
一、施工单位按合同规定申报工程进度，并提交工程款支付申请。
二、工程监理、审计和国有资产管理处对工程项目进度进行审核，根据合同条款，提出工程项目进度款支付限额意见。国有资产管理处提出付款建议，报主管院领导审批。
三、主管领导按照有关管理审批权限进行签批，重大事项应报院长办公会研究讨论。
四、计划财务处审核原始凭证，并根据合同和审批意见付款。
五、工程结束后，必须按工程价款结算总额的5％预留工程质量保证金，待工程竣工验收一年后再清算。
第三十三条 工程项目后期管理控制
一、造价审核。竣工结算资料经过监理和国有资产管理处审核合格后，由国有资产管理处委托造价咨询公司进行工程结算审核。
二、竣工验收。在施工单位自检、分项验收合格的基础上，在政府行政主管部门的监督下，国有资产管理处组织参建各方和使用部门对工程项目进行验收，对验收过程中发现的问题，监督监理单位，督促施工单位在规定的时间内进行整改。
三、财务决算与审计。财务决算前，国有资产管理处提交相关决算审核资料，计划财务处委托进行决算审计。
四、资产交付。通过验收的工程项目，国有资产管理处应及时办理资产交付手续。资产管理和使用部门对照资产交付清单逐一核对验收。交付资产应及时入账，不得长期形成账外资产。
五、工程项目的档案管理。国有资产管理处对工程项目档案进行收集整理后，移交办公室档案管理部门统一分类、归档。
六、对于已验收的建设项目，及时到地方有关部门办理相关产权等手续，并同时登记院房地产管理系统。
第五章科研项目控制
第三十四条 科研项目管理责任
一、西北研究院院长及科研主管院领导对科研项目管理负领导责任。。
三、科研管理处是科研项目归口管理部门，负责组织协调项目申请、执行、结题验收等全过程的监督管理。
四、研究室（中心）、实验室、野外台站负责对本室（中心）、台站的科研项目进行统筹协调，进行技术支持与业务把关。
五、课题组负责科研项目的策划、实施、验收等全过程的工作。
六、计划财务处参与制订单位内部科研项目经费管理政策，通过科研财务助理配合科研项目负责人编制预算、决算，监督科研项目资金使用及预算执行。
七、资产、审计、成果专利、档案、安全保密等部门和人员依据科研项目类别和职责对项目进行相关管理。
第三十五条 科研项目立项控制
一、科研管理处组织立项申报。
二、科研人员提出项目建议。
三、课题组对项目建议合理性提出初步审核意见。
四、科研管理处、国有资产管理处、计划财务处等部门对申报项目进行专项审核。重大项目应征求学术委员会的意见。
五、西北研究院内部项目的开立报院长办公会审批，对外申报项目报科研分管院长审批。
六、科研管理处根据《项目任务书》、委托协议等文件，下达《立项通知书》。
第三十六条 科研项目经费预算控制
一、项目负责人按照相关管理规定，编制与执行项目经费预算，并对预算的真实性、合理性和相关性负责。
二、科研管理处、计划财务处负责审核项目经费预算，监督预算执行。
三、科研项目经费支出应以批复的预算为依据。如需调整，按以下程序办理：
（一）课题预算总额调整，课题承担单位变更等应当按原程序报项目主管部门（科技部、基金委等）批准。
（二）相关国家科技计划课题总预算不变，课题合作单位之间以及增加或减少课题合作单位的预算调整，应当按原程序报主管部门批准。
（三）课题总预算不变的情况下，直接费用中材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算如需调整，课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，由课题承担单位审批。
预算调整情况应当在项目年度进展报告和结题报告中予以说明，科技部或相关主管部门在中期财务检查或财务验收时予以确认。
设备费、劳务费、专家咨询费预算一般不予调增，如需调减可按上述程序调剂用于课题其他方面支出。间接费用不得调整。
（四）会议费、差旅费、国际合作与交流费在不突破三项支出预算总额的前提下可调剂使用。实际财务核销过程中，由于原预算不够，需进行微调的调整申请不需要审批；调整额度较大的申请，需报承担单位审批。
（五）其他科研项目（课题）经费预算调整依据相关主管部门的相关规定执行。
四、项目承担单位应对加强对外协单位资质与能力的审查，存在利益关系的，当事人要向单位声明并主动回避。外协业务应签订合同，单位对合同履行情况要进行验收。
第三十七条 科研项目子课题经费控制
项目承担单位拨付子课题经费应以经批准的项目任务书为依据，并明确细化子课题经费预算内容。
项目承担单位应加强对子课题经费预算执行情况的监督检查。
第三十八条 科研项目结题流程控制
科研管理处按照项目结题时间提前通知项目负责人和财务部门进行项目结题准备。
项目无法按照计划结题时，项目负责人应按规定向主管部门申请延期结题。
科研财务助理和计划财务处协助项目负责人编制项目财务决
算，配合对拟结题的项目开展财务审计、验收工作，发现问题必须按规定及时整改落实完成。
项目完成任务并通过验收后，结余资金按规定留归项目承担单
位使用，在2年内由项目承担单位统筹安排用于科研活动直接支出；2年后未使用完的，按规定收回。
第三十九条 科研项目转移流程控制
科研项目从原项目承担单位转移到其它单位应执行以下流程：
一、项目负责人转移项目应首先征得项目主管部门或委托单位同意，然后向科研管理处提出申请，并提出人员、资产和经费等项目遗留问题的处理办法。
二、科研管理处组织对拟转移项目研究进展情况进行全面的清理，对项目依托人员、研究生安置、剩余经费、往来款项处理、设备处置以及知识产权归属等问题提出初审意见，报院长办公会或项目主管部门审批。
三、经批准后，科研管理处与新的依托单位协商一致后签订转移协议。
四、计划财务处根据转移协议和审批意见办理经费划转。
第四十条 科研项目因故终止，应以项目主管部门通知或委托单位协议为依据，科研管理处和计划财务处应组织进行项目清理和财务清算，并提出处理意见，经院长办公会批准后进行处理。
第六章科技成果转化控制
第四十一条 西北研究院科技成果转化工作归口管理部门为科研管理处。
第四十二条 科技成果转化责任
一、分管科研院领导对单位科技成果转化工作负领导责任。
二、科技成果转化主要完成者、主要参与者和主要实施者负责具体工作。
三、科研管理处负责科技成果转化的制度制订、协调沟通和审核检查工作。
四、计划财务处负责科技成果转化的预算管理与财务审核工作。
第四十三条 科技成果转化奖励控制
一、科技成果转让或转化取得的现金收入，按照下列比例分配：（1）个人奖励60%。研究院收入40%；
二、以成果投资作价入股形式进行转化的，原则上采用股权、期权或股权收益激励方式，个人奖励和研究院按各占50%比例进行分配。
三、个人奖励的具体分配方案，应由研究单元负责人制订，报科研管理处审核，由院长办公会批准后执行。
第七章采购控制
第四十四条 本章所称采购是指以合同方式有偿取得货物的行为，不含工程建设、服务采购管理。
第四十五条 采购管理责任
一、资产分管院领导对单位采购工作负领导责任。
二、使用部门负责编制采购计划、预算，参与货物采购、验收、设备安装调试以及日常管理工作。
三、科研管理处负责组织科研仪器设备采购计划、预算的审核，并实时将审批通过的采购预算告知国有资产管理处，并在采购执行中配合国有资产管理处执行相关采购程序。
四、国有资产管理处负责审核汇总各部门的物资采购申请计划，编制本单位年度采购总预算，负责组织重要物资的统一采购、验收、出入库等日常管理。
五、计划财务处协助国有资产处和使用部门编制单位采购年度预算，负责采购事项的会计核算与财务监督。
第四十六条 采购计划与预算控制
一、采购计划要以单位发展战略和科研需要为依据。由各使用部门提出相关采购需求计划，经国有资产管理处初审同意后，报院长办公会审批。
二、采购预算纳入单位整体预算范围，由各部门根据审定的采购计划，制定年度采购预算，由计划财务处对采购预算资金实行统筹规划和执行控制。采购活动应严格执行预算，超预算或预算外的，未经批准不得采购。
第四十七条 采购执行流程控制
一、请购。使用部门提出采购申请。
二、审核。使用部门报使用部门负责人、科研管理处、计划财务处、国有资产管理处、主管资产的院领导进行审核；对金额较大和技术性较强的采购业务，应提前由科研处组织相关专家进行论证审核，经审批通过后交由国资处进行采购。
三、审批。主管院领导根据授权批准的权限进行审批。
四、询价与概算。采购、使用等部门要对拟购物品进行比质比价，了解供应商的信誉、供货能力等情况，确定合同概算。
五、招标。达到规定限额标准的项目，应按规定进行招标。
六、签订合同。根据询价、招标结果，确定供应商并签署采购合同，由使用部门作为当事人进行合同的签署。国资处作为合同印章审核部门对使用部门签字确认后的合同进行审核。
七、到货。使用部门作为货物到位后的第一接收人接收货物，并作为货物开箱前的保管者对货物的安全、性能、数量等负全权责任。
八、验收。使用部门进行货物开箱时，必须提前通知国资处、监察审计处参与开箱验收，与采购合同不符的，不签字验收。未验收通过的，使用部门配合具体采购部门进行处理。
九、付款与报销。采购部门负责办理借款和报销手续，计划财务处对采购合同、发票、结算凭据、验收资料等相关凭证进行审核后付款。
第四十八条 采购方式控制。
1.贵重金属或稀有金属材料采购以及采购批量较大、批次较多、涉及多部门需求的物资，一般应该由国有资产管理处进行统一采购。不能统一采购的，应指定专人进行采购。
2.购置大型仪器设备等必须成立采购小组，对拟购置设备情况进行考察和技术论证，并提出购置方案和综合配套方案。进口设备和政府采购设备按有关规定办理。
第四十九条 预付款和定金必须有合同依据。逾期未报销的应查明原因，及时处理。大笔采购一般应预留质量保证金，质量保证金必须在期满验收合格后支付。
第五十条 采购物资的收、发应该手续齐全，并建立台账反映物质保管和使用情况。贵重金属或稀有金属材料应专库管理，精确计量。
第八章固定资产控制
第五十一条 固定资产管理责任
一、资产分管院领导对西北研究院固定资产管理负领导责任。
二、国有资产管理处负责组织固定资产的验收、入库领用、调拨处置、资产清理盘查等管理工作。
三、计划财务处负责资产核算，并定期与资产管理部门对账，审核固定资产计划与预算。
四、使用部门负责按固定资产使用手册和操作规程进行日常的使用、维护管理。
第五十二条 固定资产的验收入库、领用保管
一、验收入库。单位取得的固定资产，必须由国有资产管理处、使用部门及相关技术部门，按照固定资产清单和有关合同进行验收。捐赠资产验收以捐赠协议为依据，划拨资产以主管部门通知为依据。验收不合格的按相关约定处理，待具备条件后再组织验收。验收合格的应及时办理入库手续。
二、领用保管。领用部门应明确资产使用和保管责任人，使用和保管责任人必须在固定资产领用单和固定资产卡片上签字确认并妥善保管。贵重或危险的固定资产，以及有保密等特殊要求的固定资产，应当指定专人保管、专人使用。
第五十三条 固定资产维护与维修控制
一、固定资产责任人应按固定资产使用手册进行操作，并负责日常维护保养。需要维修的应向国有资产管理处申报。
二、国有资产管理处应对维修申请进行审核，提出维修、更新等处理意见，报主管院领导批准后执行。
三、重要设备应该委托专业管理单位提供日常维修保养和技术支持。
第五十四条 固定资产出租、出借应当进行必要的可行性论证，并提出申请，按有关规定报批、报备。出租、出借的资产实行专项管理，取得的收入应当纳入预算，统一核算和管理。对外提供服务的大型仪器设备等资产，须制定专门管理办法，保障设备安全和有效使用。
第五十五条 国有资产管理处每年组织对固定资产进行全面清查盘点，发现盘盈盘亏的应查明原因，按审批权限上报批准后，及时调整固定资产账目。
第五十六条 固定资产处置包括报损、报废、报失、转让、调拨和捐赠等，应执行以下程序：
一、处置申请。使用部门根据资产使用状况和使用需求提出处置申请，报国有资产管理处。
二、原因鉴别。国有资产管理处对申请进行核实，组织有关专家进行技术鉴定并出具鉴定意见。车辆等有特殊管理要求的资产，以相关专门机构意见为依据。
三、资产评估。资产转让、置换、投资等须按规定委托资产评估机构进行评估，资产评估结果按有关规定报批、报备。
四、审批。处置资产应按照审批权限报单位主管院领导或院长办公会审批。并按照规定报主管部门或国家有关部门报批或报备。
五、处置。资产处置应当遵循公开、公正、公平的原则，数量较多或价值较高的，应通过拍卖等市场竞价方式公开处置。资产处置收入按规定上缴国库，实行“收支两条线”管理。
六、责任追究。因个人原因造成资产损失的，应追究个人的责任。
第五十七条 闲置不用的资产应及时办理退库手续，退库资产应指定专人管理。责任人员、管理部门等发生变动时应首先办理变更登记手续，未经批准不得自行变更。
第五十八条 对需要办理产权登记手续的房屋等固定资产，有关管理部门应及时办理有关手续。
第五十九条 国有资产管理处应通过视频、现场查验、定期盘点等方式对野外台站的固定资产、施工工地直接购买使用的固定资产进行验收和监督管理。
第九章对外投资控制
第六十条 对外投资管理责任体系
一、院长办公会负责对外投资决策的审批。
二、国有资产管理处为研究院对外投资归口管理部门。
三、计划财务处参与对外投资协议的审核，负责对外投资和投资收益的财务管理与全面及时准确地进行核算。
第六十一条 对外投资的立项控制
一、国有资产管理处负责组织有关人员或者委托咨询机构对投资项目进行可行性研究, 并提出对外投资建议。
二、国有资产管理处组织人员进行投资可行性评估，评估报告须由所有评估人员签字认可。评估人员应执行回避制度。
三、对外投资方案及拟投入科技成果的奖励方案，提交院长办公会审核，并按规定报主管部门审批。
四、国有资产管理处根据院长办公会的决定，签订投资意向协议，并向主管部门办理对外投资审批手续。
五、经批准后，国有资产管理处应该按照规定对拟投入的非现金资产进行价值评估，评估结果按照规定报批、报备。
第六十二条 对外投资执行控制
国有资产管理处负责按照批准的投资方案组织实施，实施过程中需要变更方案时必须按照程序进行审批。
一、与相关单位签订正式投资协议，明确双方出资时间、金额、出资方式与违约责任，商定管理架构等重大问题。
二、参与起草和修改被投资单位章程。
三、监督合作伙伴按照协议投入资产，被投资单位按照规定进行验资、注册或工商变更。
四、国有资产管理处按照规定办理国有资产产权登记，计划财务处按照投资协议和验资结果入账核算。
五、实施过程中所形成的投资协议、被投资单位章程、验资报告、工商注册等文书资料由办公室档案管理部门归档保管。
第六十三条 股权日常管理控制
一、西北研究院根据被投资单位章程和投资协议，向被投资单位派出代表，代表单位参加董事会、监事会等管理和监督机构，履行决策管理权限。建立代表人工作报告制度、业绩考评与轮岗制度，以及重大事项决策前请示与授权制度，明确派出代表的表决权限。
二、国有资产管理处和计划财务处应对投资项目进行跟踪管理，及时掌握被投资单位的财务报告与审计报告，了解投资单位的财务状况和经营成果，定期形成对外投资项目分析报告。
三、派出代表人应认真履行职责，积极主张投资权利，各种会议重要决议事项应及时向院长办公会报告。及时收取投资收益并纳入单位财务核算。
四、单位应当定期与被投资单位核对投资，对相关权益证书应当指定专人保管，并定期检查。严禁未经授权的人员接触权益证书。
第六十四条 对外投资处置控制
一、转让股份须向上级主管部门提出申请，经批准后委托具有资质的评估机构进行资产评估，确定转让参考价格，并按照规定在产权交易市场进行交易。资产评估结果按照规定报上级主管部门备案。
二、被投资公司终止经营进行清算的，研究院应该制定应对措施，参与清算工作。清算后收回的投资，要由专人负责跟踪处理。
三、核销对外投资，应取得被投资单位破产或者其他相关法律证明文件与文书，按照审批权限分别报院长办公会或上级主管部门批准。
四、计划财务处应根据对外投资处置批准文件、资产回收清单、工商注销证明等相关原始资料，及时进行会计处理。收回的资产应纳入单位统一管理与核算。
第十章货币资金和票据控制
第六十五条 货币资金管理责任
一、计划财务处负责人负责建立健全货币资金管理制度，负责制度实施的综合协调与落实情况的检查监督。
二、财务审核人员负责对已经审批同意的收支原始凭证进行审核。
三、出纳人员负责按照财务审核意见收付货币资金，开具票据。负责保管库存现金、有价证券等。出纳不得负责银行对账。
四、业务审批人员负责审批授权范围内的业务事项以及资金支付和报销申请。
五、业务经办人员负责办理货币资金申领和报销手续，保管和使用领取的现金和银行票据。
第六十六条 货币资金收入流程控制
业务经办。业务经办人员收集合同、发货单、收款凭据等证明收款权利的资料。
职能部门复核。职能部门按照审核权限对有关原始资料进行复核、登记、备案。
财务审核。财务审核人员对业务部门提交的资料进行审核，确保应收尽收和进行合理的账务处理。
出纳收款。出纳根据审核意见收取款项。
第六十七条 货币资金支出流程控制
一、支付申请。经办人借款和报销必须以合理的事由和合法真实的原始凭据为依据，大额资金支付必须附合同、协议或会议决议。
二、支付审批。审批人对支付请求的真实性、合法性和完整性进行审核并签署意见。
三、财务审核。财务审核人员对有关合同协议及原始单据的真实性、合法性和完整性以及费用支出的合理性进行审核。
四、办理支付。出纳以已审凭证为依据支付现金和签发支票，并在已经付款的凭证上加盖付讫章和粘贴支票存根，经办人员应在现金付讫章中和支票存根上签字确认。签发支票应进行备查登记。
第六十八条 现金管理
一、出纳以外人员未经计划财务处授权不得办理现金收付。
二、财务收取的现金收入应及时缴存银行，不得坐支，不得白条抵库。
三、要严格按照规定范围使用现金，要严格执行公务卡结算的有关规定，减少现金的使用，逐步实现“无现金”办公。
四、出纳保管的现金应做到日清日结，当天库存现金超过限额的必须送存银行。单位保险柜不得存放个人现金等财物。
五、计划财务处负责人或者其他指定人员应不定期地对库存现金进行监盘,每月至少检查监盘一次。发现现金盘盈盘亏的，要查明原因报批后及时处理。
六、出纳存、取款途中不得办理其它非银行业务事项。
第六十九条 银行存款的管理
一、单位开立、变更、撤销账户时，必须由计划财务处提出申请，报主管领导批准后向上级主管部门、财政部门办理申请、报批及备案手续。
二、单位应当严格遵守银行结算纪律，银行预留印鉴必须分人管理，支票领取人应该签字确认。不得签发收款单位和金额未定的转账支票。
三、货币资金收支要及时进行账务处理并定期进行银行对账。银行存款对账单或调节表必须由相关人员签字确认。
四、网银支付的U盾应由会计、出纳岗位分开保管，应专门设置非出纳财务人员负责网银对账。
第七十条 票据管理
一、计划财务处应建立票据管理台账，对票据购买、保管、领用、注销等工作实行职责分离。票据应由专人保管，出纳不得保管未使用或已使用完毕的收据和发票。
二、签发、转让和收取的票据应符合相关票据管理规定，票据应及时入账进行会计核算。对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管。
三、单位应加强对各类票据的审核，应通过电话查询或网络查询等方式加以查验，不得开据和报销假发票。大额发票应附明细单。
四、作废的票据，应当按规定予以保存。对超过法定保管期限可以销毁的票据，按照规定程序进行销毁。
五、发现票据遗失以及款项支付错误等各种差错时，应及时通知相关领导和部门，并采取补救措施以避免损失。形成损失的按照有关管理制度追究相应的责任。
六、计划财务处、监察审计处要对票据的申领、使用、缴销情况进行定期清查，加强对票据管理过程的监督。
第十一章财务报告控制
第七十一条 财务报告是指以单位名义向有关部门报送的各种报表以及向单位内部公开的各种财务信息，包括财务预算报告、决算报告、课题经费财务报告、财务损失处理报告、政务公开的财务信息以及各种财务统计报告等。
第七十二条 西北研究院院长以及分管财务领导负责财务报告工作组织领导。计划财务处要认真组织协调人事、资产、科技等相关部门，共同做好财务信息资料的收集、整理及报告的起草等工作。其他部门要按照统一部署完成职能范围内的工作，协助做好相关报告准备工作。
第七十三条 财务报告流程控制
一、报告准备。计划财务处组织相关部门对财务收支、债权债务、实物资产等财务报告相关事项进行全面清查，发现差异的应提出清查差异处理意见，报分管领导批准，重大差异报研究院院长或院长办公会批准。
二、报告编制。计划财务处组织相关部门按照要求编制财务报表，并提出报表分析报告。
三、报告审核。计划财务处负责人在财务报告报送前应对报告的真实性、准确性、完整性进行审核。
四、报告审计。报送前需要审计的，应委托会计师事务所按规定进行审计，并根据审计意见对报告进行调整。
五、报告审批。编制完毕的报告应先后报财务负责人和法定代表人审批并签章，印章管理部门根据领导签批意见盖章。
六、报告报送。相关部门负责按照要求对外报送，并对报告披露的信息负责。
七、报告存档。财务报告由计划财务处按《中国科学院文书档案建档规范》存档保管。
第七十四条 财务报告应该口径一致，来源一致，不得随意调整。已经对外报送的财务报告，除根据主管部门审核意见进行修改外，原则上不得自行修改。如发现错误确需修改，必须由对外报告责任人详细说明修改理由，报审批后才能更改。
第七十五条 财务报告应按要求对单位重要的科研管理情况、重要投资项目经营情况、重大的经济纠纷和诉讼事项以及存在的各种风险和问题进行必要的说明。发生贪污、挪用公款等刑事案件以及其它重大经济诉讼案件和重大财产损失的，必须按规定及时向主管部门报告。
第十二章内部控制监督与评估
第七十六条 内部控制监督与评估是指对内部控制建设和执行情况所进行的监督，以及对内部控制制度完整性、符合性和有效性的自我评估或委托社会中介机构所进行的评估。
第七十七条 院长或指定分管领导负责领导与协调内部控制监督与评估工作。监察审计处负责内部控制日常监督，负责组织对内部控制系统完整性、符合性和有效性进行评估。
第七十八条 内部控制监督检查人员有权参与、列席、组织有关会议，查证有关合同协议、档案等，听取有关部门和人员的报告。
第七十九条 西北研究院定期进行内部控制评估。评估重点包括内部控制制度合规性、合法性、完整性，内控制度执行的符合性、有效性，机构、岗位设置及人员配备合理性等。
第八十条 对内部控制监督与评估中发现的重大决策失误、未履行规定的审批程序和不按规定执行的部门与人员，应当按照有关规定追究相应的责任。对非正常损失的要认真查明原因，并按照规定处理。
第十三章 附 则
第八十一条 本规范由西北研究院计划财务处负责解释。
第八十二条 青海盐湖研究所和西北高原生物研究所应当根据有关法律法规和本规范要求，并结合单位的实际情况，制定或完善内部控制制度并报西北研究院备案。
第八十三条 本规范自印发之日起施行。