中科院西北研究院关于印发《中国科学院西北生态环境资源研究院财务报销管理规范》的通知
时间：2020-06-24 19:02:00.0《中国科学院西北生态环境资源研究院财务报销管理规范》已经2020年5月25日院长办公会议审议通过，现予印发，请遵照执行。
中国科学院西北生态环境资源研究院
2020年6月11日
中国科学院西北生态环境资源研究院
财务报销管理规范
第一章 总则
第一条 为规范西北生态环境资源研究院（简称西北研究院）财务报销管理，提高业务办理效率，根据《行政事业单位内部控制规范》和中国科学院相关规定，结合西北研究院实际情况，制定本规范。
第二条 本规范适用于西北研究院及其下属研究室（中心）、实验室、野外台站和管理部门。
第三条 本规范所称财务报销，是指按规定的审批程序办理的经费结算活动，包括：各类支出、项目经费转拨、业务借款等。
第四条 财务报销管理的基本任务是保障单位财务工作与会计信息的合法性、真实性和完整性。
第五条 计划财务处为西北研究院财务报销管理工作的归口管理部门。
第二章 资金审批权限
第六条 西北研究院资金按照审批权限分为四类：科研项目经费、基本建设经费、行政管理经费、院长基金与机动经费。
第七条 四类经费遵循按资金额度逐级审批的原则，即：根据业务金额在审批权限之内进行审批，超出权限逐级审批。
第八条 科研项目经费审批权限
（一）10万元（不含）以下，课题负责人审批。
（二）10万元—30万元（不含），课题负责人审批签字后，交业务主管机关管理部门负责人审核签字，报主管院领导审批。
（三）30万元—40万元（不含），逐级审批后，报主管财务院领导审批。
（四）40万元以上，逐级审批后，报西北研究院院长审批。
第九条 基本建设经费审批权限
（一）10万元（不含）以下由国有资产管理处处长审批；
（二）10万元—30万元（不含），逐级审批后，报主管基建院领导审批；
（三）30万元以上逐级审批后报西北研究院主管财务院领导和院长审批后执行。
基建财务具体管理按照《西北研究院基建财务管理规定》执行。
第十条 行政管理经费审批权限
（一）1万元（不含）以下，管理部门处长审批。
（二）1万元—2万元（不含），管理部门处长审批签字后，报管理部门主管院领导审批。
（三）2万元以上，逐级审批后，报主管财务院领导审批。
第十一条 院长基金、机动经费审批权限
（一）院长基金由院长审批。
（二）机动经费由党委书记审批。
第三章 管理部门审核内容
第十二条 各管理部门财务报销审核内容
（一）办公室：通讯费、日常网络费等。
（二）党委办公室：党团活动费、工会经费、扶贫经费等。
（三）科研管理处：城市差旅费、野外考察费、出国差旅费、无形资产、经费转拨及技术服务费等。课题负责人在本人无法签字情况下由科研处审批；报销人与课题负责人为同一人时由科研管理处审批。
（四）人力资源处：返聘费、临时工工资、体检费、医药费、社会保险、离退休人员支出、生活补助、抚恤金等支出；青年促进会、博士后基金等由人力资源处负责的课题支出。
（五）国有资产管理处：固定资产、无形资产、基建工程、维修改造、修缮项目、投资公司、专家公寓，报销金额5000元以上的耗材，报销金额5000元以上的车辆保险、维修等。
（六）研究生部：学生奖学金、奖励金、学生活动费、学生培养等相关支出；学生城市差旅和野外考察活动；国科大经费等由研究生部负责的课题支出。
第四章 单据填制规范
第十三条 城市差旅费
（一）出差期间与补助标准。在职职工与研究生按照《西北研究院差旅费包干试点实施细则》《西北研究院差旅费管理办法》确定出差期间与补助标准，各类流动人员参照执行。流动人员身份认定按西北研究院相关规定办理。
（二）填制差旅费报销单。附件内容：
1.出差前在ARP系统线上填报出差申请，并提交相关业务部门审批通过。报销时在ARP系统关联出差申请。
2.交通票据。按类别整理粘贴飞机票、差旅APP定位打卡记录或登机牌、火车票、汽车票、租车发票、燃油票（开票时注明单位名称及车牌号）、过路票等。
3.住宿票据。住宿费实施包干制和凭票据实报销结合的方式，课题负责人可根据课题经费使用的情况二者择一。执行住宿包干的由报销经手人负责保管好（或附报销单后）住宿票据（纸质或电子），以备各类审计、检查。不再另行报销外地住宿费发票。
（三）出差期间由于公务原因产生的其他费用，应另填制相应报销单。
（四）城市差旅费报销遵循“一事一销”的原则，同一次出差填列的各类报销单应同时报销，以使各类票据之间可以相互印证。
第十四条 野外考察费
（一）考察期间与补助标准。在职职工与研究生按照《西北研究院差旅费包干试点实施细则》《西北研究院野外考察等科研任务经济活动管理办法》确定出差期间与补助标准，各类流动人员参照执行。流动人员身份认定按西北研究院相关规定办理。
（二）填制差旅费报销单。附件内容：
1.野外考察前在ARP 系统线上填报出差申请，并提交相关业务部门审批通过。报销时在ARP系统中关联出差申请，提供纸质《野外考察日程表》、野外科研差旅APP定位打卡记录或《野外考察经济管理日志》等。如遇到野外手机信号较弱无法实现成功打卡的情况，可用手机拍摄电子照片（显示拍照日期）作为旅程轨迹。
2.交通票据。按类别整理粘贴飞机票、差旅APP定位打卡记录或登机牌、火车票、租车发票、汽车票、燃油发票（开票时注明单位名称及车牌号）、过路票等。
3.住宿票据。住宿费实施包干制和凭票据实报销结合的方式，课题负责人可根据课题经费使用的情况二者择一。执行住宿包干的由报销经手人负责保管好（或附报销单后）住宿票据（纸质或电子），以备各类审计、检查。不再另行报销外地住宿费发票。
（三）野外考察期间发生的其他费用，应另填制相应报销单。
（四）野外考察期间相关费用不能取得正规发票时，应按如下规定办理。
1.由税务局代开发票。应在野外考察地（如县城所在地）税务部门申请代开正式发票；如条件不允许，应于野外考察结束后在兰州市补开正式发票。
2.在无法取得税务代开发票的情况下，应填写《西北生态环境资源研究院野外考察付现收据》，实事求是对“不能取得正式票据”的原因、涉及金额等要素做详细说明，付现收据应有收款人、课题负责人、验证人和野外科考领队签字。应保留野外原始证明材料，如收条、简要合同（协议）、现场照片、对方身份证明等。
（五）野外考察业务其他相关支出
1.租车费。需与有车辆租赁业务的公司交易结算。同时应提供租车司机驾驶证、行驶证及车辆保险单复印件，5000元以上租车费还需与租车公司签订租车合同。
2.劳务费。按西北研究院人力资源处规定登记备案，附《西北生态环境资源研究院野外劳务费发放表》，报人力资源处审批。
3.畜力费。由税务局代开发票，或以劳务费形式发放给畜力提供人。附租用野外畜力协议或照片、畜力提供人《劳务费发放表》或《付现收据》等相关证明。
4.野外考察费报销遵循“一事一销”的原则，同一次野外考察填列的各类报销单应同时报销，以使整个考察费用情况得以体现，各类票据之间可以相互印证。
第十五条 出国差旅费
（一）填制差旅费报销单。
1.报销内容：国际旅费、国外城市间交通费、国外住宿费、伙食费、公杂费、其他费用。出国人员伙食费、公杂费按规定的标准包干，不再另行报销相关票据。包干天数按离、抵我国国境之日计算。其他费用主要是指出国签证费用、必需的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等，可据实报销。
2.报销附件：中科院出国（境）任务批件（学生出国提供西北研究院批准文件）、出国费用核销表、因公护照（通行证）、机票行程单、登机牌、签证、出入境记录复印件、各类费用票据。
（二）报销标准。严格执行国家《因公临时出国经费管理办法》标准，在批准的出访计划和经费预算内、回国公示后据实核销。
第十六条 会议费
（一）会议开支范围和标准按照《西北研究院会议费管理办法》执行。
（二）填制会议费报销单。附件内容：
1.《会议审批单》、会议通知、会议日程、参会人员签到表。
2.会议费预算、会议费发票、会议费结算清单。
（三）会议可以报销的开支包括：住宿费、伙食费、会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费、会议服务费等。不得报销的开支包括：购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产，以及其他与本次会议无关的费用。
第十七条 经费转拨业务
（一）在ARP网上报销系统收入管理中填制经费转拨单（包括向外单位转拨或所内经费转拨）。
（二）附件内容：发票（或经费转拨确认表、加盖财务印鉴的银行到款单、财政部门监制的资金往来结算票据）、批复任务书（与外协单位相关部分）、合同等。
第十八条 技术服务费
（一）包括分析测试费、科研数据采购等技术服务项目。
（二）填制普通报销单。附件内容：服务业发票、技术服务报告（结果）复印件、技术服务合同、技术服务清单。2万元以上（含2万元）技术服务采购项目，还需填报《西北研究院无形资产与技术服务购置申请表》。
（三）技术服务采购管理按照《西北研究院无形资产与技术服务采购管理办法》执行。
第十九条 公务接待费
（一）招待费管理审批按照《西北研究院公务接待管理办法》规定执行。
（二）填制招待费报销单。附件内容：公务接待场所开具的发票、公务卡刷卡凭据、《西北研究院公务接待审批单》、接待来访通知等相关证明。
第二十条 劳务费
（一）专家评审费、讲课费
1.发放标准按照《西北研究院评审咨询及培训讲课费发放管理规定》执行。
2.填制劳务费报销单。
评审费附件内容：《评审费、讲课费发放表》、评审会议通知（或评审内容说明）、评审专家人员名单、项目任务书中参与人员名单复印件。
讲课费附件内容：《评审费、讲课费发放表》、培训通知、学术报告等通知、实际参加人员签到表、授课证明。
3.计税办法。按照国家税法规定代扣代缴。
（二）临时聘用人员劳务费
1.发放标准按照《西北研究院劳务费发放管理规定》执行。
2.填制劳务费报销单，提交人力资源处负责人审批。附件内容：《西北研究院劳务费发放表》。
3.计税办法。按照国家税法规定代扣代缴。
第二十一条 材料费
（一）材料费包括服务于科研、管理工作的除固定资产以外的低值易耗品、材料等。材料费采购按照《西北研究院耗材采购管理办法》《西北研究院修订解决“报销繁”相关管理办法》规定执行。
（二）报销金额5000元以上材料费填制耗材费报销单。附件内容：发票、材料清单、材料入库单、合同、大宗耗材采购单（2万元以上）、开箱单（2万元以上）、技术验收单（5万元以上）。
第二十二条 固定资产
（一）仪器设备
1.国内设备采购，填制固定资产费用报销单。附件内容：发票、《西北研究院科研仪器（设备）购置申请表》（批量或单价5万元以上设备）、设备采购合同、固定资产入库单、开箱单（5万元以上设备）、技术验收单（5万元以上设备）。
2.国外进口设备采购，填制固定资产费用报销单。附件内容:发票、《西北研究院科研仪器（设备）购置申请表》（批量或单价5万元以上设备）、进口设备外贸代理采购协议、外贸资料、采购合同、固定资产入库单、开箱单（5万元以上设备）、技术验收单（5万元以上设备）。
3.仪器设备采购管理按照《西北研究院仪器设备采购管理办法》执行。
（二）办公家具
填制固定资产费用报销单。附件内容：发票、采购合同（5000元以上）、固定资产入库单。
（三）图书标本资料
填制固定资产费用报销单。附件内容：发票、资产入库单，图书标本采购资料等。
第二十三条 无形资产
（一）包括各类正版软件、专利、著作权、土地使用权、数据库所有权、影像等。
（二）填制无形资产费用报销单。附件内容：发票、采购（出版）合同或土地出让合同。3000元以上（包含3000元）无形资产还需填报《西北研究院无形资产与技术服务购置申请表》。
（三）无形资产采购管理按照《西北研究院无形资产与技术服务采购管理办法》执行。
第二十四条 基建、修缮、维修改造项目
（一）基建、修缮、维修改造项目报销按照《西北研究院基本建设财务管理规定》《西北研究院基本建设项目变更、签证及结算审核管理办法》执行。
（二）借款支付工程进度款。填制借款单。附件内容：施工方收款收据、《工程进度款支付申请表》。
（三）工程结算报销。填制普通报销单。附件内容：发票、项目批复、中标资料、工程合同、工程预决算书、签证事项说明、结算审核报告、财务竣工决算及审计报告、固定资产移交表等（以上部分附件仅基建及修缮项目需提供）。
第二十五条 内部往来业务
（一）内部往来业务包括为本单位项目提供测试化验、计算分析、设计加工、动物饲养、植物种植等服务；单位支撑管理部门为项目提供车辆、住宿、文印、文献检索、会议服务等支撑服务；由单位统一管理的、项目实际耗费的水、电、暖、气、电话费、房屋占用费、办公耗材等公共资源消耗等。
（二）内部往来业务在ARP系统“费用分摊”中填制。测试化验加工、文献检索、版面费、台站食宿费、设备使用费、公车使用等科研业务在“一般费用分摊”中填制，水、电、暖、气、电话费、房屋占用费、办公耗材、临时工劳务费等费用在“公共费用分摊”中填制。
（三）内部往来业务报销附件内容
1.测试化验加工费应提供纸质或电子版业务申请审批单、测试报告、验收单、结算清单、服务记录等证明资料。
2.单位支撑管理部门为项目提供文献检索、出版服务、车辆使用、住宿、会议等服务的，应提供详细记录，注明项目名称、服务事由、服务时间、收费标准等。
3.水、电、气、通讯、房屋占用费等结合当地物价水平或以前年度历史水平进行合理测算，分别制定合理的结算分摊标准。
第二十六条 其他费用
（一）办公费。填制普通报销单。附件内容：办公用品类发票、购买单位开具的采购清单（500元以上）。网购物品报销时需付发货清单或订单截图。
（二）印刷费。填制普通报销单。附件内容：印刷业发票、合同（5000元以上）。
（三）邮电费。填制普通报销单。附件内容：邮寄费、通讯费发票。
（四）版面费
1.填制普通报销单。附件内容：论文期刊发表方开具的发票和收稿通知。外文版面费提供银行外币购汇单据、外币版面费银行支付记录复印件、外文发表方出具的发表确认函或通知。
2.不准由“第三方”代写论文、代投论文；不准由“第三方”对论文内容进行修改润色。（“第三方”指除作者和期刊以外的任何机构和个人）。
（五）交通费(零星、非城市差旅和野外考察期间)：填制普通报销单。附件内容：停车费发票、过路费发票、燃油费发票（开具发票时注明单位名称和车牌号）、本市内出租车发票（需详细说明人员、公务执行时间、地点、事由）。
第二十七条 结算方式。西北研究院各类报销业务应优先采用对公转账、公务卡等非现金方式结算。5000元以上需对公转账，使用公务卡支付的报销时提供相应的支付证明。
第五章 财务报销流程
第二十八条 西北研究院财务报销流程按办理顺序分为：报销单填制、课题负责人或研究室主任审核、管理部门审核、院领导审批、财务审核、资金支付6个步骤。
（一）报销单填制。本步骤要求报销人按照填制规范逐项据实整理、分类、粘贴原始单据，登录ARP系统，分类填写报销（或借款）单，拍照或电子版上传报销单所有附件，差旅费关联出差申请。核实无误后提交各业务审批环节负责人审批。
（二）课题负责人或研究室主任审核。本步骤要求课题负责人对本人负责课题支出进行审核；研究室主任对使用研究室公共运行经费支出进行审核。
（三）管理部门审核。本步骤要求管理部门按照审核内容对报销业务进行审核。
（四）院领导审批。本步骤要求课题负责人与各部门按照审批权限审核通过后，按照金额审批权限报院领导进行审批。
（五）财务审核。本步骤要求计划财务处的会计审核岗位对报销单进行财务审核。
（六）资金支付。本步骤要求计划财务处的出纳岗位对审核通过的报销业务进行资金支付，并对出款账户和支付方式进行检查。为保障资金的安全和提高业务处理的效率，西北研究院资金支付管理应利用银企协议、网银结算等手段，实现“无现金”化办公。
第二十九条 各步骤的审核人有权对不符合真实性、合法性、完整性的报销业务予以驳回。如果出现审核未通过的情况，经手人有义务按照要求补充相关材料和手续，或者停止此业务的报销。
第三十条 票据报销时限。日常可报销本年度及上年度票据，开票日期超过两年或开票日期不明确的票据不得报销。
第六章 附则
第三十一条 本规范为西北研究院财务报销管理的总体规范，各种费用报销的详细规定按照西北研究院制定的各具体管理办法实施。
第三十二条 青海盐湖研究所和西北高原生物研究所应当根据有关法律法规和本规范要求，并结合单位的实际情况，制定或完善财务报销管理制度，报西北研究院备案。
第三十三条 本规范由计划财务处解释。
第三十四条 本规范自印发之日起施行。